Những loại hệ thống chấm công và chấm công nào tồn tại trên thị trường?

Hệ thống chấm công và thời gian đã tăng lên gấp bội kể từ khi các nhà tuyển dụng châu Âu có nghĩa vụ lưu giữ hồ sơ về thời gian và sự có mặt của người lao động vào năm 2019. Về cơ bản, công ty quyết định giải pháp nào họ áp dụng từ nhiều giải pháp hiện có trên thị trường.

Làm thế nào bạn có thể biết hệ thống nào phù hợp nhất với nhu cầu của bạn? Chúng tôi phân tích các công cụ khác nhau bên dưới để giúp bạn quyết định công cụ nào phù hợp nhất với nhu cầu của tổ chức của bạn.

Các công cụ được ủy quyền theo luật chấm công và thời gian

Vào ngày 12 tháng 5 năm 2019, các công ty trên khắp châu Âu có nghĩa vụ lưu giữ hồ sơ về thời gian bắt đầu và kết thúc công việc của công nhân. Biện pháp này được đưa ra trong Chỉ thị về Thời gian Làm việc của Châu Âu, với mục tiêu “xác định xem thời gian làm việc hàng tuần tối đa – bao gồm cả làm thêm giờ – và thời gian nghỉ ngơi hàng ngày và hàng tuần tối thiểu có được tuân thủ hay không, và để đảm bảo sức khỏe và sự an toàn của người lao động tốt hơn”

Tại Vương quốc Anh, luật thời gian và tham dự được điều chỉnh bởi Quy định về thời gian làm việc, vẫn chưa được sửa đổi theo chỉ thị của Châu Âu. Việc Vương quốc Anh tiếp cận vấn đề này như thế nào sẽ phụ thuộc phần lớn vào mối quan hệ của nước này với châu Âu sau Brexit. Tuy nhiên, người sử dụng lao động ở Vương quốc Anh được yêu cầu lưu giữ hồ sơ về giờ làm việc của một số nhân viên, bao gồm cả những người đã chọn không tham gia 48 giờ tối đa hàng tuần và lao động ban đêm, trong số những người khác. Những điểm chính được nêu trong Quy chế thời gian làm việc hiện nay như sau:

Người sử dụng lao động có nghĩa vụ “lưu giữ hồ sơ đầy đủ để cho thấy liệu các giới hạn quy định trong quy định 4 (1) và 6 (1) và (7) cũng như các yêu cầu trong quy định 7 (1) và (2) có được tuân thủ trong trường hợp của mỗi công nhân do anh ta tuyển dụng liên quan đến người mà họ nộp đơn và lưu giữ hồ sơ đó trong hai năm kể từ ngày họ được lập “.
Tuy nhiên, cuộc khủng hoảng COVID-19 gần đây đã thay đổi đáng kể cách thức hoạt động của nhiều công ty ở Anh, với hàng triệu nhân viên phải làm việc tại nhà.
Điều này đã làm tăng nhu cầu giám sát số giờ nhân viên làm việc tại nhà. Và từ bây giờ, làm việc từ xa chắc chắn sẽ trở nên phổ biến hơn trong tương lai.

Tuy nhiên, những quy định này không đề cập đến hệ thống chấm công và chấm công mà các công ty nên sử dụng. Vì vậy, tùy thuộc vào công ty để chọn hệ thống nào phù hợp nhất với nhu cầu của họ để đảm bảo chúng tuân thủ mọi mục tiêu pháp lý.

Và xem xét sự gia tăng gần đây trong việc làm việc từ xa, nhân viên cần những hệ thống này hơn bao giờ hết để đảm bảo giao tiếp thông suốt, nhân viên tiếp tục làm việc hiệu quả và đảm bảo sức khỏe và hạnh phúc của họ.

Các hệ thống chấm công và chấm công phổ biến nhất

Đây là một phần mềm hoặc cơ chế được sử dụng để giám sát và ghi lại thời gian bắt đầu và hoàn thành công việc của nhân viên. Mục đích của họ là ghi lại số giờ làm việc của mỗi cá nhân, sự đúng giờ của họ và ghi lại các sự cố có thể phát sinh trong ngày làm việc của họ.

Hiện có nhiều loại hệ thống chấm công và chấm công, và đặc biệt là sau Nghị định Châu Âu năm 2019: từ bảng đăng nhập, phương pháp truyền thống nhất, cho đến các hệ thống sinh trắc học rất phức tạp.

Cân nhắc rằng các công ty có thể chọn hệ thống chấm công và chấm công nào phù hợp nhất với nhu cầu của họ, hãy bắt đầu bằng cách xem xét kỹ hơn các ưu điểm và nhược điểm của chúng.

Các mẫu Excel, cả vật lý và kỹ thuật số, đã được các công ty áp dụng rộng rãi để theo dõi giờ làm việc của nhân viên. Bản thân người lao động phải ký tên và đánh dấu vào các ô tương ứng khi họ bắt đầu và kết thúc ngày làm việc của mình.

Mặc dù đây là một giải pháp rất thiết thực và rẻ tiền, nhưng các mẫu Excel lại gây ra một loạt vấn đề cho bộ phận nhân sự.

Trong trường hợp tài liệu thực, chẳng hạn, mỗi tờ cần phải được lưu trữ ở một nơi an toàn trong ít nhất hai năm ở Vương quốc Anh. Điều này không chỉ chiếm dung lượng mà còn có nguy cơ mất chúng cao.
Các mẫu Excel cũng chứa các công thức cần được kiểm tra liên tục để tránh nhầm lẫn và nhầm lẫn.
Hệ thống này không tương thích với những người làm việc từ xa hoặc những người dành nhiều thời gian ở xa văn phòng.

Phần mềm chấm công và chấm công

Phần mềm chấm công và chấm công là một nền tảng CNTT có thể được truy cập thông qua máy tính, máy tính bảng hoặc ứng dụng di động để chấm công và nhân viên có thể sử dụng để đăng ký thời gian bắt đầu và kết thúc của họ. Chúng thường có sẵn trong các gói trả phí và tỷ lệ thường thay đổi tùy thuộc vào số lượng nhân viên hoặc người dùng trong công ty.

Một số giải pháp hiện có trên thị trường cung cấp các tính năng cho phép chúng tôi, chẳng hạn như xác định khối lượng công việc của nhân viên, quản lý thời gian nghỉ, nhận dữ liệu thời gian thực và tạo báo cáo tự động chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Nói cách khác, phần mềm chấm công và chấm công không chỉ ghi lại và lưu trữ giờ làm việc của nhân viên mà còn cung cấp một loạt các tính năng bổ sung có thể cực kỳ hữu ích cho bộ phận nhân sự.

Một số ưu điểm đáng nói là:

Có thể truy cập từ mọi thiết bị.
Đồng hồ vào và ra dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện.
Các tính năng bổ sung, chẳng hạn như phần mềm quản lý vắng mặt.
Thông tin và báo cáo thời gian thực.
Bạn tiết kiệm tiền vì bạn chỉ trả tiền cho những người sử dụng nó.

Mặt khác: đó cũng là một hoạt động tự quản lý ,; hay đúng hơn, chính nhân viên cung cấp thông tin có thể dẫn đến một số sai lệch nhất định với thực tế.

→ Khi tìm kiếm một phần mềm, chúng tôi khuyên bạn nên chọn một phần mềm cung cấp cho bạn:

Tính năng đồng hồ vào và ra đồng hồ.

Công nghệ dựa trên đám mây có thể được truy cập từ mọi nơi.
Báo cáo được cá nhân hóa để có được thông tin chi tiết.
Quản lý vắng mặt và nghỉ việc.
Tích hợp với hệ thống sinh trắc học.
Ứng dụng di động cho người làm việc từ xa.
Thiết kế trực quan và thân thiện với người dùng.
Tích hợp với lịch và ứng dụng nhắn tin, v.v.
Thông báo và cảnh báo.

Máy đồng hồ

Máy đồng hồ đã được sử dụng trong các lĩnh vực dịch vụ hoặc các ngành công nghiệp trong nhiều năm, để theo dõi giờ làm việc và tính thời gian làm thêm giờ. Chúng là hệ thống theo dõi thời gian được sử dụng phổ biến nhất cho đến khi xuất hiện các hệ thống công nghệ, hiện đại và các giải pháp thay thế.

Hệ thống này hiện được coi là lỗi thời. Chúng cần được cài đặt vật lý và đại diện cho một khoản đầu tư tài chính, với các tùy chọn khác hiện có trên thị trường hiện nay, không còn có ý nghĩa nữa. Mặc dù vậy, một số công ty vẫn sử dụng chúng thông qua các công ty như AccuTime hoặc Time Systems UK.

Ngoài ra, họ không đáp ứng được nhu cầu của động lực làm việc hiện tại, vốn chủ yếu là làm việc từ xa và linh hoạt. Thông thường, các cỗ máy được đặt tại chỗ tại một công ty và nhân viên không có lựa chọn nào khác ngoài việc trực tiếp kiểm tra đồng hồ.

Vì vậy, những bất lợi là:

Một chi phí tài chính cao.
Không linh hoạt.

Thiếu bảo mật (bất kỳ ai cũng có thể truy cập hoặc sử dụng thẻ của bạn).
Không thích hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc công ty khởi nghiệp (do chi phí của chúng).

Hệ thống sinh trắc học

Sinh trắc học có lẽ là hệ thống phức tạp nhất trong số các hệ thống chấm công và chấm công khác nhau. Kiểm soát sinh trắc học giám sát nhân viên khi họ ra vào công ty bằng nhận dạng vân tay, mống mắt, đồng tử hoặc khuôn mặt, v.v. Nó áp dụng các kỹ thuật thống kê và toán học về các đặc điểm thể chất để xác minh danh tính của ai đó.

Tuy nhiên, hệ thống nhận dạng dấu vân tay hiện không được khuyến khích để tránh lây nhiễm COVID-19. Trong khi chính phủ Vương quốc Anh không có thông báo cụ thể nào về vấn đề này, ngày càng có nhiều lo ngại trên khắp thế giới rằng các hệ thống như vậy có nguy cơ ảnh hưởng đến sức khỏe của nhân viên. Ví dụ, tòa soạn phi lợi nhuận có trụ sở tại Hoa Kỳ, The Markup đã bình luận về điều này trong một bài báo gần đây: “Với sự bùng phát toàn cầu của COVID-19, sức khỏe cá nhân của bạn có thể gặp rủi ro khi sử dụng màn hình thường xuyên chạm vào và máy quét vân tay. Trung tâm Kiểm soát Dịch bệnh nói rằng coronavirus có thể tồn tại trên bề mặt trong nhiều giờ, do đó, màn hình và máy quét phải được khử trùng thường xuyên bằng bình xịt hoặc khăn lau làm sạch. Và bạn nên rửa tay trong 20 giây hoặc sử dụng nước rửa tay có cồn ngay sau khi sử dụng một lần ”.

Loại giải pháp này phổ biến ở các công ty nơi an ninh cực kỳ quan trọng vì họ đảm bảo rằng chỉ những người có thẩm quyền mới được vào tòa nhà. Do đó, chúng tôi có thể nói rằng đây là lợi thế chính của họ. Mặt khác, chi phí cao liên quan là một nhược điểm lớn.

Khám phá phần mềm chấm công và chấm công của Kenjo

Sau khi xem xét những ưu điểm và nhược điểm mà các giải pháp chấm công và chấm công khác nhau trên thị trường mang lại, phần mềm chấm công và chấm công của Kenjo là lựa chọn hợp lý nhất phù hợp với nhu cầu của hầu hết các công ty.

Kenjo, nền tảng nhân sự tất cả trong một cung cấp các tính năng chấm công và thời gian cho phép tất cả các công ty tuân thủ luật pháp cũng như chăm sóc sức khỏe nhân viên của họ. Phần mềm của chúng tôi được thiết kế để cung cấp cho nhân viên và đội ngũ quản lý con người một trải nghiệm hoàn toàn toàn diện:

Có thể truy cập thông qua máy tính để bàn, máy tính bảng hoặc ứng dụng dành cho thiết bị di động.
Tính năng đồng hồ vào và ra đồng hồ nhanh chóng và dễ dàng.
Tất cả các bản ghi được lưu trữ an toàn trên đám mây.
Nhóm nhân sự có thể xem nhanh giờ làm việc của mọi nhân viên cũng như theo dõi số giờ làm thêm.
Bạn có thể tạo báo cáo và hàng tuần hoặc tóm tắt.

Việc theo dõi giờ làm việc của nhân viên sẽ đơn giản hơn rất nhiều và bạn sẽ có tất cả thông tin cần thiết để đưa ra quyết định tốt hơn cho tổ chức của mình.